Procedura ed informativa Whistleblowing
Punto Servizi Società Cooperativa ha implementato, ai sensi del D.Lgs 24/2023 un sistema interno di segnalazione delle violazioni per consentire, ai soggetti individuati dalla legge, di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che possano ledere l’interesse pubblico o l’integrità della azienda di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Cosa prevede la normativa?
In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Chi può effettuare una segnalazione?
Possono effettuare le segnalazioni i seguenti soggetti:
- dipendenti;
- ex dipendenti;
- tirocinanti;
- collaboratori;
- fornitori;
- consulenti;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza.
Cosa può essere segnalato?
Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing.
Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.
Secondo la normativa suindicata, la segnalazione deve riguardare comportamenti, atti od omissioni che consistono in:
Cosa non deve essere segnalato?
In ogni caso, prima di effettuare una segnalazione, il segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni inerenti alle violazioni che si intendono segnalare siano veritiere e rientrino nelle previsioni della normativa applicabile.
Quali tutele sono previste per il segnalante?
Ogni segnalazione è estremamente confidenziale e, pertanto, viene gestita con la massima riservatezza nel pieno rispetto delle normative applicabili, anche relativamente alla tutela dei dati personali del segnalante. A tal proposito, si ricorda che è possibile effettuare segnalazioni anche in modalità anonima.
Le misure a tutela del segnalante sono:
1) divieto di ritorsioni: il segnalante non potrà subire ritorsioni per il solo fatto della segnalazione. Per ritorsione s’intende:
2) misure di sostegno: è istituito, presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) un elenco degli Enti del Terzo Settore dal quale il segnalante può ricevere misure di sostegno quali: informazioni, assistenza e consulenza in forma gratuita
3) protezione dalle ritorsioni: possibilità di comunicazione all’ANAC delle ritorsioni subite dal segnalante.
Sono previste estensioni della tutela del segnalante?
Sì. Le misure a tutela del segnalante si applicano anche:
Sono previsti casi di perdita delle tutele?
Sì. Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
Come vengono gestite le segnalazioni?
Per tutelare al massimo il “segnalante” e il “segnalato” sono state adottate tutte le necessarie misure di sicurezza: indipendentemente dalla scelta operata dal “segnalante” di rendere una segnalazione in forma anonima o meno, viene garantita la riservatezza dell’identità di chi scrive e del contenuto della segnalazione attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, a eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente. L’organo attualmente competente per la gestione delle segnalazioni è il legale rappresentante pro-tempore della Punto Servizi Soc. Coop., Sig. Drentin Gianluigi.
CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, in forma orale o tramite appuntamento.
Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta tramite un’applicazione informatica per l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni di fatti illeciti. Punto Servizi Soc. Coop. mette a disposizione sul sito info@puntoservizicoop.it, un’applicazione informatica per l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni di fatti illeciti. La Piattaforma consente la compilazione, l’invio e la ricezione delle segnalazioni di presunti fatti illeciti nonché la possibilità di comunicare in forma riservata con il segnalante senza conoscerne l’identità. Quest’ultima, infatti, viene segretata dal sistema informatico ed il segnalante, grazie all’utilizzo di un codice identificativo univoco generato dal sistema, potrà “dialogare” con l’Organo di Vigilanza, ovvero da personale espressamente autorizzato dal Titolare del Trattamento, in maniera anonima e spersonalizzata tramite la piattaforma informatica. Il sistema consente di scegliere se fornire o meno i propri dati identificativi. Il segnalante, anche se in prima istanza non ha fornito la propria identità, potrà farlo in un secondo momento, ai fini di acquisire l’eventuale tutela legale
Come effettuare una segnalazione se si ha accesso al portale di segnalazioni:
Per le modalità operative, il video tutorial messo a disposizione dal gestore del sistema di segnalazione verrà inviato al segnalante insieme alle credenziali di accesso nella prima comunicazione.
Come effettuare una segnalazione per un utente non registrato al portale di segnalazioni:
Responsabilità del/della segnalante
La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del/della segnalante nell’ipotesi di segnalazione in mala fede ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il/la denunciato/a o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
PROCEDURA
FASE 1 - In caso di esito positivo della valutazione preliminare sulla fondatezza della segnalazione, l’Organo di Vigilanza procede con l’avvio delle verifiche ed indagini interne al fine di raccogliere ulteriori informazioni di dettaglio e verificare la fondatezza dei fatti segnalati mediante verifiche dirette o attraverso l’ausilio di consulenti o di strutture interne adeguatamente qualificate.
FASE 2 - La fase di verifica si conclude con la stesura di un apposito Report, che formalizza il contesto di riferimento della segnalazione, il quadro normativo e procedurale di riferimento, le attività di verifica svolte e i relativi risultati/osservazioni ottenute. Il Report propone inoltre le azioni da intraprendere in relazione a ciascuna osservazione/rilievo formulati.
In caso di Segnalazioni che riguardino i soggetti deputati a decidere eventuali misure disciplinari, denunce o altre azioni, l’Organo di Vigilanza coinvolge immediatamente il Consiglio di Amministrazione al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine.
In caso di Segnalazioni che riguardano il/la Presidente del Consiglio di Amministrazione l’Organo di Vigilanza dà comunicazione immediata al Consiglio di Amministrazione.
FASE 3 - Gli esiti delle valutazioni di tutte le Segnalazioni ricevute confluiscono in una reportistica ad hoc che sarà oggetto di informativa su base periodica al Consiglio di Amministrazione.
Responsabilità ed obblighi dell’Organo di Vigilanza
l’Organo di Vigilanza ha la responsabilità di segnalare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione qualsiasi violazione del Modello oppure condotte illegittime e/o illecite, di cui sia venuto a conoscenza per segnalazione da parte dei dipendenti e/o collaboratori, che ritenga fondate o che abbia accertato esso stesso.
l’Organo di Vigilanza ha inoltre l’obbligo di informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione, qualora la violazione riguardi i vertici dell’Azienda.
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